不論你是否認為自己是經理人,或以經理人自居,這都不重要,重要的是組織需要哪些專業、活動、功能、和職務。
「管理」跟「專業經理人」這兩個字,大多數人對它存著過多的錯誤解讀,馬利克將帶你重新檢視,並且認真地探討「管理」的真諦!
使人們在工作中感覺樂趣盎然,這聽起來很有道理,也合乎人道,正因此,我要求大家嚴謹地檢視此議題,徹底思考。我建議我們應該省思以下幾點:
沒有任何一個職務能永遠令人感到快樂。有些人似乎相信、且期望他們一整天、每一天的工作都很愉快,這當然是天真的幻想,任何抱持這種期望的人,必然會失望。
每一項職務都有絕非人人都喜歡的成分。即使是最有趣的工作和活動,也有令人不愉快的層面,所有工作都有無聊、麻煩的層面,但這是工作的一部分。
任何社會中皆存在某些不是人人都喜歡擔任的職務。社會永遠都會存在不是人人都喜歡從事的活動,如打掃廁所,以及許多無技巧工作者擔任的職務。
我的看法是,若工作有趣,那當然是很好,但是,工作不可能總是有趣,但有時候,我們可以從工作的成果中獲得快樂,我們的思維和動機應該專注於此,工作的成效應該帶來喜樂與榮耀。成效本身可以是快樂的根源,並因此成為激勵的源頭。
任何想提高成效,以及想在年終看到成果的人,必須跟大多數經理人在目標方面採取的做法恰恰反其道而行。大多數經理人總是不斷添加更多的目標,這是不正確的做法,經理人應該確保員工只承擔幾個目標。經理人應該總是記得思考以下問題:這件事真的重要嗎?若我們不做這件事,會怎樣?
目標管理大師彼得.杜拉克曾說:「有成效的主管先做最重要的事(first things first),至於次要之事(second things),……」,這後面的空白是什麼?我試過無數次這項空白測驗,大多數的人都會填上『second』,錯啦,正確答案是:『都不做』(not at all)!
根據我個人擔任經理人和數百場這個主題研討會領導人的經驗(在這些研討會上,此問題一再被拿出來討論),這或許是”最難以消化的那一口蘋果(管理智慧)”,經理人覺得這一口很難吃,我本身得咀嚼很長一段時間,但這卻是最重要的一口。
我們必須毫無保留地接受這項管理智慧,我想以孩童般純真坦率的信念作此強調,因為,若不領悟此管理智慧,我們將永遠難以成為有成效的人。我們做太多本質上不同的事,全都是蜻蜓點水,沒有一件真正徹底完成,只有承諾和做半套,這將是我們到了一年終了時的境況。為何會如此難以只專注少數目標和少數事項呢?可能是因為這和一些國家普遍信奉的職業道德相背,人們仍然相信做得多就是有益,這是不正確的心態。我們真正應該奉行的箴言是:真正有益之事是做對的事,並且把它做對。不過,真正重要的原因在於組織日常運作的忙亂腳步,這種忙亂於各種活動的情形被誤以為是活力的表現,把它和成效混為一談,把例行公事當成實質重要之事。
幾組織設計時如果太強調「跨部門合作」是一個危險訊號,顯示可能存在組織的問題。「跨部門合作」這個名詞聽起來很時髦,而且,在提到「跨部門合作」時,往往會附帶強調人員應該思考相互關連性。事實上,跨部門合作和相互關連性的思維模式對大多數人而言太困難了。
因此,我們必須奉行全然不同的基本原則:若不太需要跨部門合作,才是適當的組織模式。我知道,這並不容易做到。有一項明確原則可茲遵循,它經常被誤解,但正因此,這項原則才顯得重要。這項原則是:為完成某事務,應該使人員接觸互動的必要性減至最少。
我強調的是把必要性減至最少,而不是把機會減至最少。人員當然應該有適當的、甚至許多的彼此互動機會(和同事、上司等人互動的機會),因此,組織應該藉由適當的辦公大樓佈置規劃、工作站安排、設置餐廳或福利社、舉辦公司活動等,來創造人員互動接觸的機會。不過,若因為組織模式,致使總是需要八個人或十個人集合在一起,才能處理任何議題,才能就一項行動達成協議而實際付諸行動的話,那就代表這個組織模式有問題。
我們到底需要怎樣的評量制度呢?我們希望從績效評量中獲得什麼資訊呢?我們想要獲得的資訊絕對不是:「我們的組織中存在許多平庸者」,真正比較重要的是發掘組織中每一個人的特定長處。如同在探討人員的培育發展那一章所述,發掘長處的最可靠方法是研究此人過去的表現,這是績效評量的真正目的,也可以作為許多事項(例如升遷決定)的參考依據。一旦組織中的經理人了解這點,他們便能準確地辨識個別部屬的長處,通常,在這種情況下,他們就不會再排斥績效評量工作,因為了解每位部屬的長處,對經理人本身非常有助益。因此,績效評量這項工具應該針對這個目的來設計。
最好的工具是一張白紙,上頭不要有任何項目、輔助、提示、指導、細則,經理人在這張紙上寫下受評者姓名和對此人的績效評價。空白的紙張迫使經理人必須仔細思考此人的績效表現,若使用列出標準項目以供填寫的評量表格,經理人就不會這麼做,他們只會機械式地膚淺思考與填寫。
實際採行這種評量方法後,一開始,經理人往往會恍然發覺自己對受評者了解太少;警覺身為主管的自己這一整年和他們的互動太少;發覺自己和他們的接觸太表面,以致於幾乎不了解真正的、背後的他們。
績效評量結果必須包含幾個要項。第一,這種績效評量不能因人而異,我們不能憑空評量績效,必須有事先訂定的績效目標作為根據,否則,我們只是在談工作,不是談績效。