作者 淺田卓
譯者 楊麗珮
出版社 天下雜誌
裝訂 一般膠裝25開本
出版日期 2016/03/30
ISBN 978-986-398-156-5
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在TOYOTA學到的,只要「紙1張」的整理技術

彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧

トヨタで学んだ「紙 1 枚!」にまとめる技術

★只需製作「紙1張」,工作能力即可大幅提升

在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄等……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」!

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文字字級

簡介

 

 

全球頂尖企業TOYOTA

為什麼要把所有的文件都化為「紙1張」交流呢?
 
在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄,乃至於討論時需要的文書、提案資料、確認行程的一覽表、考核面試用的文件等……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」!
 
只不過,即使TOYOTA有這種將資料彙整在一張紙上的習慣,但卻從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊。有鑑於此,作者以在TOYOTA工作時的經驗為基礎,輔以商業學校所學的框格、商務講座和商業書籍上所教的各種筆記技巧和思考整理法,加上作者本身所涉略的哲學、歷史等知識見解,創造出任何人都能輕易做到的資訊整理與想法歸納技術。
 
書中藉由各式案例,清楚說明彙整資料的各個步驟及其應用方法,只要一張紙和綠、藍、紅筆各一支, 任何人都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力!

 
只要學會彙整資料在「紙1張」上,讓工作更加順利
 
● 在「一張紙」整理資訊,讓腦中的思緒「一目瞭然」
● 一年400個小時的加班時數縮減到0
● 掌握「三個切入點」,任誰都可以說話說得頭頭是道
● 學會這項整理彙整技巧,工作不再停滯不前
● 最終目標是能在腦中迅速彙整資訊,順利溝通、傳達資訊
 
彙整資訊在一張紙上的基礎三步驟
 
● 將思考用的基礎資訊「整理」到文件內
● 用自己獨有的「思緒」「歸納」到文件內
● 釐清文件的內容要「傳達、溝通」的對象

彙整資訊的基礎技巧—「試算表EXCEL1」的活用方法

● 製作演講稿
— 將關鍵字寫在一張紙後,依照標示的順序說明。只要確實做到,你會發現演講真的很容易
● 理解困難的內容
— 統整了會議內容的一張表格,就可以讓看不見的時間流逝「一目瞭然」
● 決定工作的優先順序
— 將待辦事項列出,用色筆一一過濾篩選、釐清順序

彙整資料的應用技巧—「邏輯LOGIC3」的活用案例

● 製作新企劃的提案資料
— 釐清提案的對象與目的,依據「WHAT?」、「WHY?」、「HOW?」設定問題
● 製作外部研習講座的結果報告
— 透過「WHAT?」、「WHY?」、「HOW?」整理內容,清楚傳達結果。
 

目錄

 
推薦序

只需製作「紙1張」,工作能力即可大幅提升 / 詹文男
 
前言

只靠「紙一張」,工作就能產生戲劇性的變化
有能力的人所運用的「彙整」技術            
在世界的領導企業,TOYOTA學到的思考整理法 
 
Chapter 1 / 為何TOYOTA能成為第一?

01.TOYOTA員工開會時必須做的「一件事」?
— 「TOYOTA的紙一張文件」才有的三個特徵

02.你的文件是否發揮「功效」?
— 如何使「單純的一張紙」轉變成「能發揮功效的一張紙」  

03.再怎麼努力說明,莫過於「紙一張」文件會說話  
— 在主題樂園中被問路時,最佳的告知方法  

04.用「紙一張」讓腦中想法「看得見」  
— 寫出來即可看出自己「了解」或「不了解」  

05.「TOYOTA的紙一張文件」讓人清楚明瞭的秘密
— 決定性的差異在於「是否一目瞭然」
— 不是「逐字細看才懂」而是「一目瞭然」
— 如何在「三秒鐘內」讓對方下決定?

06.運用「紙一張」,讓會議更有效序
— 人看到「空白框格」,就會產生填寫的欲望
— 完成的「紙一張」,就可直接成為會議紀錄

07.縝密思考後製作的「紙一張文件」,可以培育人才
— 前輩們的「紙一張文件」,教導我如何工作
— 製作過程中自然了解如何「取捨選擇」資訊

08.「TOYOTA的紙一張文件」是如何產生的?
— 邱吉爾的思想和「TOYOTA的紙一張文件」的共通點

09.愈有能力的人愈會掌握「形式」
— 不擅於運動的我終能取得柔道黑帶的理由
— 「TOYOTA的紙一張文件」都有五個共通主題
— 只要有「紙一張文件」,就可輕易掌握工作的「形式」

10.從一年加班四百個小時,減至0小時的方法
— 獨創的「紙一張」,能大幅節省時間
— 只要有「紙一張」,休假時工作照樣進行

11.不是「愛車族」的我,選擇TOYOTA的理由
— 碰到瓶頸時,先在「紙一張」上寫寫看
 
Chapter 2 / 在TOYOTA學到「紙一張」的整理技術 ~基礎篇~

12.「TOYOTA的紙一張文件」基礎中的三步驟

13.請將「如何做」改成「動作」
— 只要有「動作」,實踐上會更簡單

14.一切的基礎—「試算表EXCEL 1」使用方法
— 彙整成「紙一張」,只需三個素材
— 「試算表EXCEL1」的使用方法①:製作框格
— 「試算表EXCEL1」的使用方法②:填入關鍵字
— 「試算表EXCEL1」的使用方法③:寫出想法

15.為何寫出資訊的作業要設定「時間限制」比較好?  
— 為了節省時間卻還花時間思考,不是本末倒置了嗎?

16.「電腦」和「手寫」哪一個比較有效率?
— 改變「動作」,「心情」就會隨之湧現
— 儘管如此,還是建議「手寫」的理由

17.迷失目標時,請唸出這句「口頭禪」
— 釐清「誰」是讀這份文件的人
— 「為自己」做的企劃行不通

18.運用「試算表EXCEL1」製作提案文件  
— 一面寫一面出現新的疑問時 ……

19.歸納的關鍵在於「簡單用一句話來說」?
— 無法濃縮成一個項目的話,最多用三項來說明

20.能更清楚、簡單地傳達給對方的「預先準備的小心思」
— 絕不流失機會的人所做的「某個動作」?

21.展現「結構」,對方即會傾耳細聽
— 不知如何溝通時,可利用「結構句」  

22.「試算表EXCEL1」的活用方法 其1  製作演講稿

23.以「試算表EXCEL1」整理混亂的思緒
— 想不出該寫什麼的因應方式

24.「試算表EXCEL 1」的活用方法 其2 理解困難的內容
— 如何在討論或開會時,不成為迷途羔羊

25.「試算表EXCEL 1」活用方法 其3 決定工作的優先順序

Chapter 3 / 在TOYOTA學到「紙一張」的彙整技術  ~應用篇~
 
26.邏輯地歸納思緒,容易傳達溝通的「邏輯LOGIC3」
— 使用「邏輯LOGIC3」的基本順序

27.運用「三個切入點」,任何人都可做出邏輯的說明
—也可以彈性變更「什麼(What)?」「為何(Why)?」「如何(How)?」的順序

28.「親手寫」可鍛鍊具有邏輯的思考回路

29.「邏輯LOGIC3」活用方法 其1 製作新企劃的提案資料

30.「邏輯LOGIC3」活用方法 其2 外部研習講座的結果報告

31.「如何讓工作不停頓」是「紙一張文件」彙整術的本質
— 有了「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」工作必有進展

32.比起「五次Why?」倒不如用「五次How?」來思考
— 比起「為何?」,倒不如思考「如何?」,才是解決問題的最短路徑

33.終極目標是「紙0張」,還能讓工作順利進行
— 為何需要在「紙一張」上彙整資訊的技術呢?

34.是否能「持續獲選」,就在於「一紙之差」

後記
 
參考文獻
 

推薦序


只需製作「紙1張」,工作能力即可大幅提升

詹文男 (資策會產業情報研究所(MIC)資審產業顧問兼所長)

現代上班族每天需要面對主管交付的各樣任務,如專案報告、企劃提案、會議資料準備或紀錄……等,相信大家都常做,但能讓主管一次就滿意的那就屈指可數了。

以開會為例,常常到了會議室才知道今天要討論什麼議題?光說明主旨加上暖身暖腦就花掉半個鐘頭,再經過一番無厘頭的機智問答後,幸運的話有結論產生;若沒有決議,則下次繼續討論。麻煩的是,這樣的會議,紀錄該如何整理,也讓負責的同仁困擾不已。又如做專案報告,沒有受過訓練的同仁辛苦準備素材,但做出來的東西卻不知所云,講了大半天,也不知道重點是什麼?不僅浪費大家的時間,也打擊同仁士氣。

以上場景相信大家都經歷過,但卻苦無解決之道。因為這樣的能力與技巧,在漫長的學校教育歷程中沒有教,進入公司後,老闆又認為這是你應具備的基本能力。因此不僅新鮮人常感覺焦慮,即使是工作多年的資深員工,也常會覺得徬徨。

到底如何才能有效提昇這方面的能力,相信是所有上班族共同的需求。而天下雜誌出版的《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》這本書,相信可以解決許多上班族這方面的困擾。

這本書主要是作者在TOYOTA工作的實務經驗中體會到的技巧,再經過其深入的分析與解構後所得出的實作方法。他觀察到在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。

無論是報告書、企劃書、會議資料或記錄,以至於討論時需要的文書、提案資料等……不管是什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」。透過這個方法,不管是開會的成員或主管,都可以在短時間閱讀後就掌握其中內容重點,大幅提昇團隊的工作效能。

此書將如何進行整理資訊、歸納思緒及有效溝通的方法與步驟,詳細地分解與說明,各位若能按部就班地持續練習,不管是社會新鮮人,或者工作多年的老鳥,相信這方面的能力在短時間內一定會有驚人的進步!
 

內容試閱


前言
 
只靠「紙一張」,工作就能產生戲劇性的變化

「淺田君!你做的文件非常好!明天我要呈上去給總經理看喔!」上司說著,就把我做的一張文件交還給我。

這是我在二十多歲任職於豐田汽車股份有限公司(以下稱TOYOTA)時所親身體驗的事。老實說,當時我嚇到了。因為我還是新手,我做的文件大都是呈給課長或室長(一般稱次長)、再上去就是由經理、常務董事批准過目……。而且不管多大的案件,也只不過上呈到專務董事之類的上司為止。

但是,這張文件第二天真的送到總經理眼前,也因為有這個機會,這張文件後來發展成一個非常大的專案。
 
自己做的「一張文件」居然離開自己的手,就像活生生的生物一樣闊步而去。在龐大的組織中一關一關地通過,最後還能大幅推展工作。這種「製作出周詳縝密的一張文件,會獨自闊步而去」,是我在TOYOTA工作時期親身學習到的技術之一。
 
那麼,為什麼這張文件能達到如此好的成績呢?
 
我可以舉出幾個詳細的理由,但是因為這張文件和一般企業製作的有所差異,其中最大的特徵是這張文件是將相關資料全部彙整在「紙一張」上。
 
我準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解,而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容。至於,做為工作時判斷基準的現況、課題和對策等重點,我已經周詳思考過,將所有不需要的累贅刪除之後,只用簡單易懂的文字敘述,再以一眼就清楚明白的排列方式呈現。
 
不是我在自吹自擂自己寫的文件。其實,在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為這家企業根深蒂固的整體文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄,以至於討論時需要的文書、提案資料、確認進程的一覽表、考核面試用的文件……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」。
 
因此,一開始我在製作開頭描述的那張文件時,就是根據這個習慣製作。當工作方向確立之後,幾乎每天我都會再製作各式各樣的紙一張文件,做為公司內部溝通之用。雖然沒有正確地數過,但我透過在TOYOTA工作的經驗所製作的「紙一張」文件,累積數量少算也有一千張以上,如果再加上閱讀研究其他人製作的文件數量的話,累計應該超過三千張以上吧!
 
這些「紙一張」文件如何提升自己的工作品質與效率,真是歷歷在目、感受深刻。思考周詳後製作出的一張文件,即可化為有功效的紙一張文件。紙一張文件不但使工作更順利,也因為將資料整理在「紙一張」的彙整技術,讓過去一年加班時數超過四百個小時的我,後來幾乎不用再加班,而且進公司第四年就獲得外派到美國的機會。
 
我從「紙一張」受到的恩惠還不只如此。例如,開會時有助於開會討論能更有效率地進行,這也是我在新進員工時代透過「紙一張」學到的工作進行方式。詳細內容稍後我將會一一說明,紙一張文件真的可以在各種工作場合發揮完美的表現。
 
當然不只侷限於TOYOTA這家企業中,這也是在其他各種場合上也能運用的一個方法。不管內容多麼複雜的企劃書、報告書或冗長的會議紀錄、提案資料、工作日程、進度管理表都只要整理在「紙一張」即可。如此,你應該能實際感受到工作品質和效率呈現飛躍地提升。
 
 
有能力的人運用的「彙整」技術
 
請問你是否曾經想過,希望在工作上思考、整理或傳達溝通時,能更有效率、更快速執行工作?
 
例如,上司指示你「想一下新的企劃案吧」或「整理一下會議的內容」、「準備提案資料」等時候。之後你就開始花了數小時用自己的方法思考,絞盡腦汁擠出一些想法和意見,最後想辦法整理出雛型,但是辛苦花時間後,卻沒有得到什麼成果……。
 
要將工作相關的資訊統整在「紙一張」上,基本上必須先整理內容,再以整理好的資訊為基礎,歸納出想法。而為了要讓這紙一張最後成為「有功效的紙一張文件」,因此傳達的作業也很重要。
 
不只是製作資料,「整理」重要資訊,「歸納想法」和「傳達溝通」都是工作中特別重要的部分。這些也是最花時間、最困難、最辛苦的部分。
 
剛進TOYOTA沒多久,令我最困擾的是上司如此吩咐我:「淺田!想一下剛剛討論的內容,到底接下來要怎麼處理?去整理在一張紙上!」。心中真想抱著上司的大腿哭求,也當然無法面對上司說什麼,就算我提起勇氣直截了當說了,下場一定是一句:「自己想呀!」把我打發掉。
 
是啊……在TOYOTA,即使有這種將資料彙整在紙一張上的習慣,但是從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊。上司都是吩咐屬下「統整(在一張紙上)」,但是具體作法都是讓員工自行判斷決定。新進員工一開始上班只接受「TOYOTA的問題解決」技法的課程,以及將學習成果整理到一張A3紙上的研習課程。但是那個方法不見得可以應用在每天製作的其他業務文件上。當我被上司指派「整理成紙一張」時,我會去參考過去前輩們做過的各種「紙一張」文件,再加上用自己的方法不斷嘗試錯誤、一邊讓上司用紅筆在上面修改,一邊製作出來。如此不斷累績經驗之後,就會發掘自己的方法。
 
有許多人覺得整理工作上所需的資訊、整理想法、傳達出去是費時又困難的事,那是因為一開始沒有人教他們如何做。 
命令者都是一派輕鬆說:「想一下」、「整理一下」、「再簡單明瞭地告訴我」, 但是,具體上應該怎麼做,都沒有明確的指示。因此,為了傳授這個方法,我決心提筆寫下本書。

 
在世界的領導企業,在TOYOTA學到的思考整理法
 
我從TOYOTA離職後,並沒有立即成立公司。曾一度轉職到可以取得MBA學位、名為GROBIS 商學院的商業學校,因為我想將來也許可以在那所商業學校任職當講師,考慮利用「附加上我在TOYOTA的體驗所學習到的事,一邊做『教學』工作」。結果半年多我就離職,決定自己成立公司。
 
我把在商業學校所學的架構作業(Frame Work)、商務講座和商業書籍上所教的各式各樣筆記技巧(Note taking)和思考整理法,以及指導和諮詢,加上我所涉略的哲學、歷史的知識見解,不斷重複研究TOYOTA的員工每天執行的「紙一張」的整理動作。 結果,終於我用我自己的方法把任何人都能輕易做到的整理資訊、歸納想法、傳達的技術整理出來了。
 
如今,我希望這個技術能對更多人有幫助,我展開「『改善傳達』『紙一張』的作業(1 Sheet Frame Works)」的工作坊,並教授九種「改善傳達『紙一張』的架構作業( Frame Work)」 。到目前為止,透過工作坊或個別諮詢、研習、演講等方式,大約已有一千人以上學到這個工作技術。因此我也希望能藉此機會在本書中來為各位介紹。
 
本書的架構會先以我在TOYOTA所學到的統整在「紙一張」上的技術為基礎,並以當時的經驗為本,介紹我如何運用「紙一張」的技術在TOYOTA的工作上。希望各位讀者也能體會如何將工作相關的資訊整理在紙一張上的絕妙之處。然後,我會再介紹如何實際用「紙一張」統整(整理資訊、歸納想法、傳達)的方法,也就是「改善傳達『紙一張』的架構作業」。
 
「所謂的統整資訊,具體上該怎麼做?」
「要歸納想法,該如何做?」
「如何才能正確傳達意思?」

只要你曾有以上這些疑問,那麼這個技術對你一定有幫助。而且,只要一張紙和各一支綠、藍、紅筆, 誰都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力。請務必試試看!

那麼,讓我們一起進入主題吧!


Chapter 1 / 為何TOYOTA能成為第一?

01.TOYOTA員工開會時必須做的「一件事」?
 
員工經常手中拿著一張文件—在我過去任職的TOYOTA,這是理所當然的情景。
 
例如,每週一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。或者和主管做簡單的討論時,部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議,其會議紀錄也是一張A3或A4紙。
 
就像《TOYOTA的問題解決》,其中相當有名的是TOYOTA有一個可以透過八個步驟解決問題的方法,這個方法也是彙整在一張紙上。(通常介紹「TOYOTA的A3文件」的書籍,大半都是這種解決問題的紙一張。但是實際上這紙一張很多樣,依目的之不同,內容也有所不同。)
 
「欸!淺田!這是怎麼一回事?」當主管呼叫部屬時必定手拿一張文件,開始說話。如此,在TOYOTA,無論哪一種工作的基礎,必定有「紙一張」。
 
「TOYOTA的紙一張」才有的三個特徵:
 
①一眼即可看到整體(一覽性)
②有框格(架構)
③每個框格都有標題(主題)
 
同前所述,關於這些特徵,我在TOYOTA時並未接受指導,但當你累計接觸到三千張以上的「紙一張」之後,就會發現這三個特徵。這「紙一張」也會由前輩交給晚輩,員工一代一代地傳承下去。
 
也許你會想:「沒有什麼特別厲害的特徵啊?」確實,這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。但是,事實上這三個不特別厲害的特徵,正是我在TOYOTA學到「紙一張」之所以發揮功效的重要架構。
 
02.你的文件是否發揮「功效」?
 
冒昧請問,你曾經叫過「外送披薩」嗎?

以前曾經發生過這樣的事。有一次,四個同事借了一間會議室召開讀書會,沒想到讀書會比預期還熱烈,同事們回神過來發現已經下午兩點了,肚子雖餓但還是希望讀書會能夠繼續。剛好會議室有一張外送披薩菜單,大家便很快地決定訂披薩。
 
訂披薩吧!大家的頭湊過來一起看著菜單,一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味。但是,要訂什麼披薩呢?難以有個結論。到底四個人的份量該選哪一種尺寸?選擇什麼口味組合?餅皮哪一種好吃?必須考慮的要素還不少,結果為了決定訂哪一種披薩花了不少時間。加上電話那一頭的店員手中的菜單和會議室內的菜單不同,無論怎麼努力說明對方還是無法了解。本來想快速解決午餐,才選擇外送披薩的……。
 
請問我們會在何種情況訂披薩呢?例如,考量了很多,但出去吃或自己做都沒有時間或是其他各種情況……也就是說大部分的人都是「為了節省時間」才會選擇訂披薩。對於有此種需求的人需要的有用菜單,是能快速訂購的菜單、是不花時間便可簡單決定點餐內容的菜單。
 
很可惜我們所看到的菜單並沒有發揮這些功能。雖然餐點全部排列在一張紙的正反兩面,但是卻無法一眼掌握內容,是一張沒有作用的菜單。而且接受訂餐的店員看的不是同樣的菜單,在這種狀況下這張菜單完全無法發揮功效。
 
如何使「單純的一張紙」轉變成「能發揮功效的一張紙」
 
無論你再怎麼努力將工作所需的相關資料又整齊又美觀地整理在一張紙上,如果沒有發揮什麼功效,也只不過是一張紙。例如一份企劃書,當它的內容能獲得公司上司或經營層、總經理的認可、表示可以執行,那份企劃書才有價值。如果是營運報告書,內容上必須能讓未親臨現場的上司掌握業務狀況。會議記錄的話,也得讓未參加會議的人閱覽時也能了解討論的內容,而且這張會議紀錄必須是日後出席者可以回顧會議重點的內容。

如此,無論什麼文件都有它必須發揮的功用。行不通的企劃書,內容再多也沒有意義。無法掌握業務內容的營運報告書、或沒有重點的會議紀錄也沒有意義。那麼如何讓它成為一張有用、能發揮功能的文件呢?
 
這時,前述「TOYOTA的『紙一張』」所提及的三個特徵就可以幫助你。
今後當你開始製作文件時,請先務必確認是否具備以下三個特徵:
 
①一眼即可看到整體(一覽性)
②有框格(框格)
③每個框格都有標題(主題)
 
這三個特徵有時全需要用到,有時只要用到一、兩個,就算文件只有一張紙,也可以使你的文件蛻變成有功用的「紙一張」。
 


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